Asociar Nota de Crédito a un documento recibido mediante Pago a Proveedores

Instrucciones para asociar una nota de crédito a un documento recibido desde el módulo de pago a proveedores:

Recepción de Notas de Crédito mediante Correo de Intercambio

Si relBase recibe una nota de crédito a través del correo de intercambio (dte@relbase.cl), automáticamente se descontará el monto indicado en la nota de crédito del total de la factura o boleta relacionada. Esto se debe a que el documento recibido (archivo XML) contiene toda la información necesaria para realizar la deducción correspondiente.

Consideraciones importantes:

1. La factura o boleta a la que se aplicará la deducción debe estar previamente registrada en el sistema. De lo contrario, no se realizará ninguna deducción.

2. Si se agrega la factura o boleta después de recibir la nota de crédito, deberá asociarlas manualmente siguiendo las instrucciones de la siguiente sección.

3. Si la deducción se efectuó con éxito, en el módulo de pago a proveedores (Compras -> Pago proveedores), verá el monto real que debe pagar a su proveedor.

Asociación Manual de Notas de Crédito a Facturas o Boletas

Para asociar una nota de crédito a un documento (factura o boleta de compra), siga estos pasos:

En Pago a proveedores, la opción se llama Enlazar NC o ND y está en el menú ⋯ de cada documento.

Paso 1: Acceso al Módulo Compras

Diríjase al Módulo Compras en su sistema.

Paso 2: Selección del Documento
Localice la factura o boleta a la que desea asociar la nota de crédito y seleccione la opción "Enlazar nota de crédito recibida".

Paso 3: Ventana de Datos

Se abrirá la ventana Enlazar notas de crédito y débito con los datos del documento y la lista de las notas de crédito y débito recibidas de ese proveedor, sin necesidad de escribir el folio. Puede acotar la lista con Acotar por folio…. Cada nota indica su efecto (Anula, Resta o Suma) y si está Sin enlazar o Enlazada a #folio.


Paso 4: Enlace de la Nota de Crédito

Presione Enlazar a #folio en la nota que desea asociar y confirme.

Tenga en cuenta lo siguiente al enlazar una nota de crédito:

• Si la nota de crédito tiene el mismo monto que la factura o boleta, esta última será anulada y desaparecerá del módulo de pago a proveedores.

• Si la nota de crédito es por un monto menor al total del documento referenciado (un descuento), la factura o boleta mostrará el total real a pagar al proveedor, considerando el descuento aplicado.

• Las notas de débito también se enlazan desde esta ventana y suman al saldo del documento.
• Si una nota de débito referencia la nota de crédito que anuló un documento, el documento vuelve a quedar vigente y queda anotado en sus comentarios.
  

Desvinculación de Notas de Crédito a Facturas o Boletas

Recuerde que puede desvincular una nota de crédito siguiendo los mismos pasos descritos anteriormente, lo que le permitirá revertir la asociación si es necesario.

Paso 1: Acceso al Módulo Compras

Diríjase al Módulo Compras en su sistema.

Paso 2: Selección del Documento
Localice la factura o boleta a la que desea asociar la nota de crédito y seleccione la opción "Enlazar nota de crédito recibida".

Paso 3: Eliminar enlace a documento

Para revertir la asociación, presione Desenlazar en la nota enlazada.

• Si la factura/boleta se encuentra actualmente anulada (es decir, anteriormente se asoció una nota de crédito del mismo monto), en el Módulo de Pago a Proveedores, deberá filtrar por el estado "Anulada" y seguir los mismos pasos mencionados anteriormente. 

Consejos Importantes:

• Si la nota de crédito se recibe a través de RCV (registro de compra venta), relBase no deducirá automáticamente ningún monto, ya que este registro solo incluye totales y no referencias a documentos específicos. Por lo tanto, no se podrá determinar a qué documento tributario se aplica la deducción.

• Si recibe una nota de crédito mediante RCV, se recomienda esperar hasta recibir la nota de crédito a través del correo de intercambio de contribuyentes con su respectivo archivo XML (dte@relbase.cl). Cuando reciba la nota de crédito, esta descontará automáticamente la factura asociada y no necesitará realizar una asociación manual, siempre que la factura o boleta referenciada esté registrada en relBase.

• Si no recibe notas de crédito (o cualquier otro documento) mediante el intercambio de contribuyentes, puede solicitar a su proveedor que envíe el archivo XML de la factura o boleta a la dirección de correo electrónico dte@relbase.cl.

Si tienes más preguntas o necesitas asistencia adicional, no dudes en contactarnos a través de contacto@relbase.cl.