¿Cómo utilizar el Módulo Recaudación?

El módulo de Recaudación centraliza el control de las cuentas por cobrar de la empresa. Desde aquí se puede ver, en un rango de fechas, qué documentos están pagados, pendientes, abonados o vencidos, filtrar esa información por cliente o folio, y registrar pagos totales o abonos parciales sin salir del módulo.

Instrucciones para utilizar el módulo de Recaudación:

Paso 1: Acceder al Módulo Recaudación en el menú superior.

Paso 2: Revisar el resumen de documentos.

En la pantalla principal verás el resumen de documentos Pagados, Pendientes, Abonados y Vencidos para el período seleccionado (máximo un año). Para ver “Todas las fechas” debes tener seleccionado al menos un cliente, o filtrar por N° de folio.

Si una o más notas de crédito de corrección de monto dejan el saldo de un documento en $0, relBase registra un pago con la forma de pago Ajuste manual / Sistema y el documento pasa a Pagado. Si un documento en esa situación sigue apareciendo pendiente, el administrador puede usar la acción Sincronizar estado (saldo cubierto por NC) del documento.

Paso 3: Aplicar filtros.

Usa los filtros disponibles – Estado, Cliente, Fecha de emisión, Filtrar por folio/texto y Fecha de pago (en “más filtros”) – para acotar la búsqueda de documentos.

Paso 4: Pagar un documento.

Haz clic en el ícono de pago total de un documento, selecciona la fecha, forma de pago y presiona “Guardar”. 

Si paga con tarjeta de crédito o débito, el sistema le pedirá el número de comprobante (acepta letras y números).

Paso 5: Registrar un abono.

Haz clic en el ícono de abono, e ingresa fecha, monto y forma de pago. Al guardar, el documento queda en estado “Abonada” con el saldo pendiente actualizado.

En la ventana del abono aparece la casilla Notificar a cliente. Si el recordatorio de Abonos parciales está activo, viene marcada y el cliente recibe un correo con el monto abonado y el saldo pendiente. Si el abono salda el documento, el cliente recibe en cambio el correo de documento pagado.

Paso 6: Pagar de forma masiva.

Selecciona varios documentos con el casillero correspondiente y usa la opción de pago masivo para marcarlos todos como pagados en un solo paso.

Paso 7: Revisar historial de pago.

Usa el ícono de historial de pago para ver todos los abonos realizados a un documento, editar su fecha de vencimiento o eliminar pagos ya efectuados.

La nueva fecha de vencimiento no puede ser posterior a la fecha de emisión más los días de crédito del cliente. Si necesita una fecha posterior, la debe cambiar un usuario administrador.

Paso 8: Revisar historial de envíos.

Usa el ícono de historial de envíos para revisar cuántos correos de cobranza se han enviado al cliente.

Nota: los comentarios que registre al hacer pagos totales o abonos a un documento se incluyen en la planilla Excel de Recaudación.

Si tienes más preguntas o necesitas asistencia adicional, no dudes en contactarnos a través de contacto@relbase.cl.