Conciliación Bancaria: ¿Qué hace? ¿Cómo funciona?

La Conciliación Bancaria cruza las transferencias que recibe en su cuenta bancaria con las facturas y boletas que emitió en relBase. Usted carga la cartola de su banco, el sistema sugiere a qué documento corresponde cada transferencia y, cuando usted confirma, registra el pago en Recaudación.

Así deja de cuadrar a mano la cartola contra la cobranza: los pagos quedan registrados con respaldo bancario y a fin de mes tiene un reporte listo para su contador.

Antes de comenzar

• El módulo se activa a pedido. Si no ve Tesorería en el menú superior, solicite la activación a su ejecutivo de relBase o a soporte.
• Pueden usarlo los usuarios con rol Administrador o Facturador, y los usuarios con un perfil personalizado que tenga permisos de conciliación.

Bancos y archivos compatibles:

• Banco de Chile: cartola de transferencias recibidas en formato TXT.
• Banco Santander: Excel (.xlsx) de Transferencias Recibidas.
• BancoEstado: Excel (.xlsx) de Transferencias Recibidas.

Paso 1: Ingresar al módulo

Ingrese a Tesorería en el menú superior. Verá el Panel de Conciliación Bancaria con las dos acciones del día, Conciliación bancaria e Importar movimientos bancarios, y más abajo Todas las secciones: Cuentas bancarias, Reglas de matching y Cierre de período. El menú lateral lleva a las mismas secciones.

Paso 2: Registrar su cuenta bancaria

Antes de la primera importación, registre la cuenta en Cuentas bancarias con su Nº cuenta tal como aparece en la cartola del banco. relBase compara ese número con el de la cartola y no importa el archivo de otra cuenta.

Paso 3: Importar la cartola

Descargue la cartola desde el sitio de su banco y cárguela en Importar movimientos. Antes de guardar, relBase le muestra cuántos movimientos son nuevos y cuántos ya estaban importados, para que una misma transferencia nunca entre dos veces.

Paso 4: Revisar las sugerencias

Al terminar la importación, el motor de conciliación busca para cada transferencia la factura o boleta pendiente que le corresponde, según el RUT de quien paga y el monto. En la bandeja Conciliación bancaria verá cada movimiento con su estado, el documento sugerido y la confianza de la sugerencia.

Paso 5: Conciliar

Confirme cada sugerencia con Conciliar. Al conciliar, relBase registra el pago del documento en Recaudación con la forma de pago Transferencia, y el documento queda con la etiqueta Conciliado bancariamente. Con la Conciliación automática, que viene activada, el sistema concilia solo los movimientos que calzan exacto.

Paso 6: Cerrar el período

A fin de mes, revise el Reporte de cierre de período y entrégueselo a su contador. Un administrador puede cerrar el mes para que nadie concilie ni revierta movimientos con fecha dentro de él.

Estados de un movimiento

• Pendiente: el motor no encontró un documento para la transferencia.
• Sugerido: el motor propone un documento y espera su confirmación.
• En revisión: usted lo dejó para decidir más adelante.
• Auto conciliado: el sistema lo concilió solo, con la conciliación automática activada.
• Conciliado: usted confirmó la conciliación.
• Descartado: no corresponde conciliarlo, por ejemplo porque no es el pago de una venta. Se puede reactivar.

Consideraciones

• El módulo trabaja con los abonos de la cuenta (créditos entrantes). Los cargos no se concilian.
• El motor busca entre facturas y boletas electrónicas, afectas y exentas, y notas de venta. En Reglas de matching puede elegir cuáles.
• Si un cliente paga más de lo que debe, el excedente queda registrado como saldo a favor del cliente.
• Si intenta registrar en Recaudación un pago manual a un documento ya conciliado, relBase le avisa que quedarían dos pagos para el mismo documento.

Preguntas frecuentes

¿relBase se conecta con mi banco?
No. relBase solo lee la cartola que usted descarga del banco y carga en el módulo. No tiene acceso a su cuenta.

¿Qué pasa si concilio un movimiento por error?
Un usuario Administrador o Facturador puede revertir la conciliación desde la bandeja. Se elimina el pago registrado en Recaudación y el movimiento vuelve a quedar disponible para conciliarlo de nuevo. La reversión queda registrada en Revertidas.

¿Qué pasa con los pagos que ya registré a mano en Recaudación?
No se modifican. Si una transferencia corresponde a un pago que ya registró a mano, puede relacionarla con ese documento sin generar un segundo pago.