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title: "Gastos y Rendiciones : Configuración y funcionamiento"
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# Gastos y Rendiciones : Configuración y funcionamiento

## Antes de comenzar a utilizar el módulo, es necesario realizar una configuración inicial. Esta configuración permite definir cómo funcionarán las rendiciones en la empresa y preparar los datos necesarios para empezar a operar correctamente .

![Grabación de pantalla 2026-03-23 a la(s) 11.06.08 a](https://ayuda.relbase.cl/hs-fs/hubfs/Grabaci%C3%B3n%20de%20pantalla%202026-03-23%20a%20la(s)%2011.06.08%20a.gif?width=670&height=356&name=Grabaci%C3%B3n%20de%20pantalla%202026-03-23%20a%20la(s)%2011.06.08%20a.gif)

**Antes de comenzar**

Para configurar Gastos y Rendiciones, debes tener perfil Administrador en relBase.

#### **Permisos por rol**

El acceso a las opciones de **Gastos** y **Rendiciones** depende del rol asignado al usuario en **Configuración \> Usuarios**. No existe una habilitación adicional del módulo: si el usuario tiene el rol correspondiente, las opciones aparecen automáticamente en el menú.

| Rol | Gastos | Rendiciones |
| --- | --- | --- |
| **Administrador** | Crear, editar, eliminar, cambiar estado, exportar | Crear, editar, eliminar, cambiar estado, exportar, imprimir |
| **Facturador** | Crear, editar, eliminar, cambiar estado, exportar | Crear, editar, eliminar, cambiar estado, exportar, imprimir |
| **Contador** | Solo ver y exportar | Solo ver, exportar e imprimir |
| **Vendedor** | Crear, ver, editar y exportar | Sin acceso |

**Importante:** si un usuario no visualiza ciertas opciones del módulo, es probable que tenga un rol con permisos limitados, como **Contador** o **Vendedor**.

#### **Paso 1: Elegir el tipo de flujo**

El primer paso es definir qué tipo de flujo usarán las rendiciones en tu empresa.

Para hacerlo:

1. Ingresa a **Configuración \> Más Opciones \> General**
2. Busca la sección **Flujo de rendiciones**.
3. Selecciona una de estas opciones: 
     - **Con aprobación**, si las rendiciones deben ser revisadas antes de liquidarse;
     - **Simple**, si las rendiciones se cerrarán directamente sin aprobación.
4. Guarda los cambios

El flujo con aprobación suele ser recomendable para empresas con mayor control financiero. El flujo simple suele ser útil para empresas pequeñas o con una operación más directa .

Importante: si cambias el tipo de flujo, ese cambio solo se aplicará a las rendiciones nuevas. Las ya creadas mantendrán su flujo original .

![Captura de pantalla 2026-03-23 a la(s) 11.35.48 a.m.](https://ayuda.relbase.cl/hs-fs/hubfs/Captura%20de%20pantalla%202026-03-23%20a%20la(s)%2011.35.48%20a.m..png?width=670&height=345&name=Captura%20de%20pantalla%202026-03-23%20a%20la(s)%2011.35.48%20a.m..png)

#### **![rendidores-listado](https://ayuda.relbase.cl/hs-fs/hubfs/rendidores-listado.png?width=670&height=156&name=rendidores-listado.png)**

#### **Paso 2: Crear rendidores**

El rendidor es la persona que presenta los gastos en el sistema. Debe existir previamente para poder asignarle gastos o rendiciones.

Para crearlo:

1. Ve a **Compras \> Gastos y Rendiciones**.
2. Haz clic en **Nuevo gasto menor**
3. En el apartado derecho, podrás visualizar el campo Rendidor, desde ahí podrás presionar el botón **Nuevo Rendidor**.
4. Completar los siguientes datos:

- - nombre completo,
    - RUT,
    - email,
    - teléfono opcional.

       5.-Guarda los cambios. 

El correo electrónico del rendidor es importante porque permite recibir notificaciones asociadas a aprobación o rechazo cuando el flujo lo requiere .

![Captura de pantalla 2026-03-23 a la(s) 11.46.14 a.m.](https://ayuda.relbase.cl/hs-fs/hubfs/Captura%20de%20pantalla%202026-03-23%20a%20la(s)%2011.46.14%20a.m..png?width=670&height=295&name=Captura%20de%20pantalla%202026-03-23%20a%20la(s)%2011.46.14%20a.m..png)

**Administrar los rendidores:** en **Configuración \> Más opciones \> Gestión de cuentas**, pestaña **Rendidores**, ves todos tus rendidores con el filtro **Mostrar:** Activos, Inactivos o Todos. Desde ahí puedes:

- **Editar** un rendidor en una ventana.
- **Desactivar** o **Activar**: un rendidor inactivo deja de aparecer al registrar gastos y rendiciones, y lo que ya tiene asociado se mantiene.
- **Eliminar**: solo se puede si no tiene gastos ni rendiciones. Si los tiene, el sistema te dice cuántos y te ofrece desactivarlo.

#### **Paso 3: Configurar datos complementarios**

Aunque no son obligatorios para comenzar, estos datos ayudan a tener un mejor control financiero y contable:

- **Centros de costo**, para clasificar gastos por área o proyecto;
- **Cuentas contables**, para asociar el gasto al plan de cuentas;
- **Cuentas bancarias**, para registrar desde qué cuenta se realizó el pago

Estas configuraciones se realizan desde las secciones correspondientes dentro de **Configuración \> Más opciones \> Gestión de cuentas**

![Captura de pantalla 2026-03-23 a la(s) 11.54.10 a.m.](https://ayuda.relbase.cl/hs-fs/hubfs/Captura%20de%20pantalla%202026-03-23%20a%20la(s)%2011.54.10%20a.m..png?width=670&height=290&name=Captura%20de%20pantalla%202026-03-23%20a%20la(s)%2011.54.10%20a.m..png)

#### **Paso 4: Ingresar un gasto**

Una vez realizada la configuración inicial, ya puedes comenzar a registrar gastos.

Para hacerlo:

1. Ve a **Compras \> Gastos y Rendiciones**.
2. En la pestaña **Gastos**, haz clic en **Nuevo Gasto**.
3. Completa la información del formulario: 
     - fecha del gasto,
     - número de folio o boleta,
     - proveedor,
     - monto,
     - tipo de pago,
     - rendidor asignado,
     - centro de costo, cuenta contable y cuenta bancaria si aplica,
     - comentarios,
     - adjuntos.
4. Guarda el registro

El sistema permite adjuntar hasta 5 archivos por gasto. Al guardar, el gasto puede quedar en estado **Por aprobar** o **Pagado.**

En caso de que el gasto sea rendido posteriormente se debe modificar el estado a aprobado. 

![Captura de pantalla 2026-03-23 a la(s) 11.59.31 a.m.](https://ayuda.relbase.cl/hs-fs/hubfs/Captura%20de%20pantalla%202026-03-23%20a%20la(s)%2011.59.31%20a.m..png?width=670&height=301&name=Captura%20de%20pantalla%202026-03-23%20a%20la(s)%2011.59.31%20a.m..png)

#### **Paso 5: Crear una rendición**

Para agrupar uno o más gastos en una rendición:

1. Ve a la pestaña **Rendiciones**.
2. Haz clic en **Nueva Rendición**.
3. Completa la información: 
     - rendidor asignado,
     - período,
     - monto asignado,
     - gastos incluidos,
     - Comentarios opcionales

         4. Guarda la rendición

#### **Gastos pagados por transferencia u otros medios**

Sí, es posible incluir en una rendición gastos pagados por **transferencia**, **tarjeta**, **efectivo** u otros medios de pago.

Para que un gasto pueda incorporarse en una rendición, debe cumplir estas condiciones:

- estar registrado en el sistema como **gasto manual**,
- no estar **rechazado**,
- no estar asignado a **otra rendición**.

El medio de pago se registra como un dato del gasto, pero no impide su incorporación en una rendición.

La rendición quedará en estado **Borrador**.

Luego, según el flujo configurado:

- si usas **flujo con aprobación**, debes hacer clic en **Enviar a revisión**;
- si usas **flujo simple**, puedes hacer clic en **Liquidar** directamente

**![Captura de pantalla 2026-03-23 a la(s) 12.08.01 p.m.](https://ayuda.relbase.cl/hs-fs/hubfs/Captura%20de%20pantalla%202026-03-23%20a%20la(s)%2012.08.01%20p.m..png?width=670&height=311&name=Captura%20de%20pantalla%202026-03-23%20a%20la(s)%2012.08.01%20p.m..png)**

#### **Campo “Saldo” en una rendición**

El campo **Saldo** muestra la diferencia entre el monto asignado y el monto rendido.

**Fórmula:**

**Saldo = Monto asignado - Monto rendido**

**Definiciones**

- **Monto asignado:** viático o anticipo entregado al rendidor al crear la rendición.
- **Monto rendido:** suma de todos los gastos incluidos en la rendición.
- **Saldo positivo:** indica que el rendidor gastó menos de lo asignado  (debe devolver la diferencia)
- **Saldo negativo:** indica que el rendidor gastó más de lo asignado (la empresa le debe la diferencia)

**Importante:** el saldo corresponde únicamente a la rendición actual y no representa un saldo acumulado entre distintas rendiciones.  
  
**¿Cómo aprobar una rendición?**

Si tu empresa utiliza flujo con aprobación, el proceso continúa así:

1. El administrador recibe una notificación por email.
2. Ingresa a la sección **Rendiciones**.
3. Abre la rendición en estado **Enviada**.
4. Revisa los gastos adjuntos.
5. Hace clic en **Aprobar** o **Rechazar**.
6. Si aprueba, luego puede hacer clic en **Liquidar** cuando se procese el pago

Si la rendición es rechazada, debe ingresarse un motivo, y el registro vuelve a **Borrador** para ser corregido .

#### **Recomendación de implementación**

Para una primera puesta en marcha, lo más recomendable es:

1. definir el flujo de rendiciones;
2. crear los rendidores necesarios;
3. cargar centros de costo, cuentas contables y cuentas bancarias si la empresa los utilizará;
4. realizar una prueba ingresando un gasto y creando una rendición de ejemplo

#### **Consideraciones importantes**

- Los gastos y las rendiciones tienen flujos distintos dentro del módulo.
- Si un gasto queda en estado **Rechazado**, es posible revertirlo a estado **Por aprobar** para corregirlo o revisarlo nuevamente.
- No todos los gastos deben incluirse en una rendición.
- La rendición se utiliza para agrupar gastos cuando la empresa necesita revisarlos, aprobarlos o liquidarlos.
- Para rechazar una rendición, es obligatorio ingresar un motivo
- Una rendición en estado **Liquidada** se considera cerrada.
- Liquidar una rendición no cambia el estado de los gastos asociados.
- Si el rendidor no aparece en la lista, primero debe ser creado en el sistema

 Si tienes más preguntas o necesitas asistencia adicional, no dudes en contactarnos a través de [contacto@relbase.cl](mailto:contacto@relbase.cl).

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