Gastos y Rendiciones : Configuración y funcionamiento

Antes de comenzar

Para configurar Gastos y Rendiciones, debes tener perfil Administrador en relBase.

Permisos por rol

El acceso a las opciones de Gastos y Rendiciones depende del rol asignado al usuario en Configuración > Usuarios. No existe una habilitación adicional del módulo: si el usuario tiene el rol correspondiente, las opciones aparecen automáticamente en el menú.

Importante: si un usuario no visualiza ciertas opciones del módulo, es probable que tenga un rol con permisos limitados, como Contador o Vendedor.

Paso 1: Elegir el tipo de flujo

El primer paso es definir qué tipo de flujo usarán las rendiciones en tu empresa.

Para hacerlo:

1. Ingresa a Configuración > Más Opciones > General
2. Busca la sección Flujo de rendiciones.
3. Selecciona una de estas opciones:
   • Con aprobación, si las rendiciones deben ser revisadas antes de liquidarse;
   • Simple, si las rendiciones se cerrarán directamente sin aprobación.
4. Guarda los cambios

El flujo con aprobación suele ser recomendable para empresas con mayor control financiero. El flujo simple suele ser útil para empresas pequeñas o con una operación más directa .

Importante: si cambias el tipo de flujo, ese cambio solo se aplicará a las rendiciones nuevas. Las ya creadas mantendrán su flujo original .

Paso 2: Crear rendidores

El rendidor es la persona que presenta los gastos en el sistema. Debe existir previamente para poder asignarle gastos o rendiciones.

Para crearlo:

1. Ve a Compras > Gastos y Rendiciones.
2. Haz clic en Nuevo gasto menor
   
3. En el apartado derecho, podrás visualizar el campo Rendidor, desde ahí podrás presionar el botón Nuevo Rendidor.
4. Completar los siguientes datos: 

• • nombre completo,
  • RUT,
  • email,
  • teléfono opcional.

       5.-Guarda los cambios. 

El correo electrónico del rendidor es importante porque permite recibir notificaciones asociadas a aprobación o rechazo cuando el flujo lo requiere .

Paso 3: Configurar datos complementarios

Aunque no son obligatorios para comenzar, estos datos ayudan a tener un mejor control financiero y contable:

• Centros de costo, para clasificar gastos por área o proyecto;
• Cuentas contables, para asociar el gasto al plan de cuentas;
• Cuentas bancarias, para registrar desde qué cuenta se realizó el pago

Estas configuraciones se realizan desde las secciones correspondientes dentro de Configuración > Más opciones > Gestión de cuentas

Paso 4: Ingresar un gasto

Una vez realizada la configuración inicial, ya puedes comenzar a registrar gastos.

Para hacerlo:

1. Ve a Compras > Gastos y Rendiciones.
2. En la pestaña Gastos, haz clic en Nuevo Gasto.
3. Completa la información del formulario:
   • fecha del gasto,
   • número de folio o boleta,
   • proveedor,
   • monto,
   • tipo de pago,
   • rendidor asignado,
   • centro de costo, cuenta contable y cuenta bancaria si aplica,
   • comentarios,
   • adjuntos.
4. Guarda el registro

El sistema permite adjuntar hasta 5 archivos por gasto. Al guardar, el gasto puede quedar en estado Por aprobar o Pagado.

En caso de que el gasto sea rendido posteriormente se debe modificar el estado a aprobado. 

Paso 5: Crear una rendición

Para agrupar uno o más gastos en una rendición:

1. Ve a la pestaña Rendiciones.
2. Haz clic en Nueva Rendición.
3. Completa la información:
   • rendidor asignado,
   • período,
   • monto asignado,
   • gastos incluidos,
   • Comentarios opcionales

        4. Guarda la rendición

Gastos pagados por transferencia u otros medios

Sí, es posible incluir en una rendición gastos pagados por transferencia, tarjeta, efectivo u otros medios de pago.

Para que un gasto pueda incorporarse en una rendición, debe cumplir estas condiciones:

• estar registrado en el sistema como gasto manual,
• no estar rechazado,
• no estar asignado a otra rendición.

El medio de pago se registra como un dato del gasto, pero no impide su incorporación en una rendición.

La rendición quedará en estado Borrador.

Luego, según el flujo configurado:

• si usas flujo con aprobación, debes hacer clic en Enviar a revisión;
• si usas flujo simple, puedes hacer clic en Liquidar directamente

Campo “Saldo” en una rendición

El campo Saldo muestra la diferencia entre el monto asignado y el monto rendido.

Fórmula:

Saldo = Monto asignado - Monto rendido

Definiciones

• Monto asignado: viático o anticipo entregado al rendidor al crear la rendición.
• Monto rendido: suma de todos los gastos incluidos en la rendición.
• Saldo positivo: indica que el rendidor gastó menos de lo asignado  (debe devolver la diferencia)
• Saldo negativo: indica que el rendidor gastó más de lo asignado (la empresa le debe la diferencia)

Importante: el saldo corresponde únicamente a la rendición actual y no representa un saldo acumulado entre distintas rendiciones.

¿Cómo aprobar una rendición?

Si tu empresa utiliza flujo con aprobación, el proceso continúa así:

1. El administrador recibe una notificación por email.
2. Ingresa a la sección Rendiciones.
3. Abre la rendición en estado Enviada.
4. Revisa los gastos adjuntos.
5. Hace clic en Aprobar o Rechazar.
6. Si aprueba, luego puede hacer clic en Liquidar cuando se procese el pago

Si la rendición es rechazada, debe ingresarse un motivo, y el registro vuelve a Borrador para ser corregido .

Recomendación de implementación

Para una primera puesta en marcha, lo más recomendable es:

1. definir el flujo de rendiciones;
2. crear los rendidores necesarios;
3. cargar centros de costo, cuentas contables y cuentas bancarias si la empresa los utilizará;
4. realizar una prueba ingresando un gasto y creando una rendición de ejemplo
   
   

Consideraciones importantes

• Los gastos y las rendiciones tienen flujos distintos dentro del módulo.
• Si un gasto queda en estado Rechazado, es posible revertirlo a estado Por aprobar para corregirlo o revisarlo nuevamente.
• No todos los gastos deben incluirse en una rendición.
• La rendición se utiliza para agrupar gastos cuando la empresa necesita revisarlos, aprobarlos o liquidarlos.
• Para rechazar una rendición, es obligatorio ingresar un motivo
• Una rendición en estado Liquidada se considera cerrada.
• Liquidar una rendición no cambia el estado de los gastos asociados.
• Si el rendidor no aparece en la lista, primero debe ser creado en el sistema
  
  

Si tienes más preguntas o necesitas asistencia adicional, no dudes en contactarnos a través de contacto@relbase.cl.