Gastos y Rendiciones : Configuración y funcionamiento

Antes de comenzar

Para configurar Gastos y Rendiciones, debes tener perfil Administrador en relBase.

Paso 1: Elegir el tipo de flujo

El primer paso es definir qué tipo de flujo usarán las rendiciones en tu empresa.

Para hacerlo:

1. Ingresa a Configuración > Más Opciones > General
2. Busca la sección Flujo de rendiciones.
3. Selecciona una de estas opciones:
   • Con aprobación, si las rendiciones deben ser revisadas antes de liquidarse;
   • Simple, si las rendiciones se cerrarán directamente sin aprobación.
4. Guarda los cambios

El flujo con aprobación suele ser recomendable para empresas con mayor control financiero. El flujo simple suele ser útil para empresas pequeñas o con una operación más directa .

Importante: si cambias el tipo de flujo, ese cambio solo se aplicará a las rendiciones nuevas. Las ya creadas mantendrán su flujo original .

Paso 2: Crear rendidores

El rendidor es la persona que presenta los gastos en el sistema. Debe existir previamente para poder asignarle gastos o rendiciones.

Para crearlo:

1. Ve a Compras > Gastos y Rendiciones.
2. Haz clic en Nuevo gasto menor
   
3. En el apartado derecho, podrás visualizar el campo Rendidor, desde ahí podrás presionar el botón Nuevo Rendidor.
4. Completar los siguientes datos: 

• • nombre completo,
  • RUT,
  • email,
  • teléfono opcional.

       5.-Guarda los cambios. 

El correo electrónico del rendidor es importante porque permite recibir notificaciones asociadas a aprobación o rechazo cuando el flujo lo requiere .

Paso 3: Configurar datos complementarios

Aunque no son obligatorios para comenzar, estos datos ayudan a tener un mejor control financiero y contable:

• Centros de costo, para clasificar gastos por área o proyecto;
• Cuentas contables, para asociar el gasto al plan de cuentas;
• Cuentas bancarias, para registrar desde qué cuenta se realizó el pago

Estas configuraciones se realizan desde las secciones correspondientes dentro de Configuración > Más opciones > Gestión de cuentas

Paso 4: Ingresar un gasto

Una vez realizada la configuración inicial, ya puedes comenzar a registrar gastos.

Para hacerlo:

1. Ve a Compras > Gastos y Rendiciones.
2. En la pestaña Gastos, haz clic en Nuevo Gasto.
3. Completa la información del formulario:
   • fecha del gasto,
   • número de folio o boleta,
   • proveedor,
   • monto,
   • tipo de pago,
   • rendidor asignado,
   • centro de costo, cuenta contable y cuenta bancaria si aplica,
   • comentarios,
   • adjuntos.
4. Guarda el registro

El sistema permite adjuntar hasta 5 archivos por gasto. Al guardar, el gasto queda en estado Pendiente .

Paso 5: Crear una rendición

Para agrupar uno o más gastos en una rendición:

1. Ve a la pestaña Rendiciones.
2. Haz clic en Nueva Rendición.
3. Completa la información:
   • rendidor asignado,
   • período,
   • monto asignado,
   • gastos incluidos,
   • Comentarios opcionales

        4. Guarda la rendición

La rendición quedará en estado Borrador.

Luego, según el flujo configurado:

• si usas flujo con aprobación, debes hacer clic en Enviar a revisión;
• si usas flujo simple, puedes hacer clic en Liquidar directamente

¿Cómo aprobar una rendición?

Si tu empresa utiliza flujo con aprobación, el proceso continúa así:

1. El administrador recibe una notificación por email.
2. Ingresa a la sección Rendiciones.
3. Abre la rendición en estado Enviada.
4. Revisa los gastos adjuntos.
5. Hace clic en Aprobar o Rechazar.
6. Si aprueba, luego puede hacer clic en Liquidar cuando se procese el pago

Si la rendición es rechazada, debe ingresarse un motivo, y el registro vuelve a Borrador para ser corregido .

Consideraciones importantes

Ten en cuenta lo siguiente al configurar el módulo:

• si un gasto no puede editarse, puede deberse a que ya no está en estado Pendiente o Rechazado
• para rechazar una rendición, es obligatorio ingresar un motivo
• para marcar un gasto como pagado, es necesario haber completado el tipo de pago
• si el rendidor no aparece en la lista, primero debe ser creado en el sistema

Recomendación de implementación

Para una primera puesta en marcha, lo más recomendable es:

1. definir el flujo de rendiciones;
2. crear los rendidores necesarios;
3. cargar centros de costo, cuentas contables y cuentas bancarias si la empresa los utilizará;
4. realizar una prueba ingresando un gasto y creando una rendición de ejemplo
   
   

Si tienes más preguntas o necesitas asistencia adicional, no dudes en contactarnos a través de contacto@relbase.cl.