NUEVO💰 Gastos y Rendiciones : ¿Qué es?

 ¿Qué es Gastos y Rendiciones?

Gastos y Rendiciones es un módulo de relBase pensado para empresas que necesitan ordenar y controlar gastos menores realizados por sus empleados, manteniendo respaldo, trazabilidad y seguimiento del proceso .

Se organiza en dos niveles:

• Gasto: corresponde a un gasto individual, como una boleta, factura o recibo.
• Rendición: corresponde a un conjunto de gastos agrupados por período o por colaborador para su revisión y pago .

¿Para qué sirve este módulo?

Este módulo es útil para empresas que:

• reembolsan gastos a sus colaboradores;
• necesitan controlar gastos por centro de costo o cuenta contable;
• requieren un flujo formal de aprobación antes de pagar;
• quieren exportar información para contabilidad o auditoría .

También es una buena alternativa cuando el cliente hoy administra este proceso en planillas, correos o documentos dispersos.

¿Dónde se encuentra en relBase?

Puedes acceder a este módulo en:

Compras > Gastos y Rendiciones

Dentro del módulo encontrarás dos secciones principales:

• Gastos, donde se registran y gestionan los gastos individuales;
• Rendiciones, donde se agrupan los gastos para revisión y cierre

¿Cómo funciona?

Gastos

Un gasto corresponde a un registro individual. Cada gasto puede contener información como fecha, proveedor, monto, tipo de pago, responsable y archivos adjuntos.

Los estados posibles de un gasto son:

• Pendiente
• Aprobado
• Pagado
• Rechazado

Importante: una vez que un gasto queda en estado Pagado, ya no se puede modificar ni cambiar de estado .

Rendiciones

Una rendición agrupa uno o más gastos para ser gestionados en conjunto. Su comportamiento depende del flujo configurado por la empresa.

Flujo con aprobación

Este flujo está pensado para empresas que necesitan una validación antes del reembolso. En este caso, la rendición pasa por estos estados:

• Borrador
• Enviada
• Aprobada
• Rechazada
• Liquidada

Si una rendición es rechazada, vuelve a estado Borrador, para que pueda corregirse y enviarse nuevamente .

Flujo simple

Este flujo está pensado para empresas con una operación más directa, sin etapa formal de aprobación. En ese caso, la rendición pasa por:

• Borrador
• Liquidada

¿Quiénes suelen usar este módulo?

Según la configuración del sistema, los roles pueden tener diferentes permisos. Por ejemplo, Administrador puede crear y aprobar, mientras que Contabilidad se enfocan en visualización. El rol Vendedor puede crear gastos y rendiciones, pero no aprobarlas .

Esto permite que cada empresa adapte el uso del módulo según su operación interna.

Notificaciones automáticas

Cuando la empresa trabaja con flujo con aprobación, el sistema puede enviar notificaciones por email en distintos momentos del proceso:

• cuando una rendición es enviada a revisión;
• cuando es aprobada;
• cuando es rechazada;
• cuando es liquidada

En el flujo simple, no se envían notificaciones automáticas porque no existe una etapa formal de aprobación .

¿Por qué usar Gastos y Rendiciones?

Este módulo ayuda a:

• centralizar la información en un solo lugar;
• mantener respaldo de cada gasto;
• ordenar rendiciones por responsable o período;
• mejorar la trazabilidad del proceso;
• facilitar la revisión y el cierre administrativo

Además, el sistema mantiene historial de cambios de estado, lo que resulta especialmente útil para empresas que necesitan mayor control o trazabilidad por temas contables o de auditoría.

Si quieres revisar el paso a paso para gestionar gastos y rendiciones, ingresa al artículo Gastos y Rendiciones : Configuración y funcionamiento

Si tienes más preguntas o necesitas asistencia adicional, no dudes en contactarnos a través de contacto@relbase.cl.