NUEVO💰 Gastos y Rendiciones : ¿Qué es?

¿Qué es Gastos y Rendiciones?

Gastos y Rendiciones es un módulo de relBase pensado para empresas que necesitan ordenar y controlar gastos menores realizados por sus empleados, manteniendo respaldo, trazabilidad y seguimiento del proceso .

Se organiza en dos niveles:

Gasto: corresponde a un gasto individual, como una boleta, factura o recibo.
Rendición: corresponde a un conjunto de gastos agrupados por período o por colaborador para su revisión y pago .

Estados de gasto y rendición

En el módulo de Gastos y Rendiciones, los estados de los gastos y los estados de las rendiciones se administran de forma independiente. Esto significa que un gasto puede tener un estado distinto al de la rendición en la que fue incluido.

Estados de un gasto

Pendiente (Por aprobar): estado inicial al crear el gasto.
Aprobado: Tras la aprobación
Pagado / Liquidado: Cuando se marca como pagado
Rechazado: Si se rechaza (requiere motivo)

Estados de una rendición

Borrador: estado inicial de la rendición.
Enviada a revisión: el rendidor la envía para aprobación.
Aprobada: un administrador la aprueba
Rechazada: se devuelve con motivo (vuelve a borrador para corregir)
Liquidada: estado final , cierra la rendición.

Estado final de una rendición

El estado Liquidada corresponde al estado final de una rendición. No existe un estado adicional llamado Aceptada dentro del flujo del módulo.

Aprobada indica que la rendición fue revisada y validada.
Liquidada indica que la rendición quedó cerrada en términos operativos y contables.

¿Para qué sirve este módulo?

Este módulo es útil para empresas que:

reembolsan gastos a sus colaboradores;
necesitan controlar gastos por centro de costo o cuenta contable;
requieren un flujo formal de aprobación antes de pagar;
quieren exportar información para contabilidad o auditoría .

También es una buena alternativa cuando el cliente hoy administra este proceso en planillas, correos o documentos dispersos.

¿Dónde se encuentra en relBase?

Puedes acceder a este módulo en:

Compras > Gastos y Rendiciones

Dentro del módulo encontrarás dos secciones principales:

Gastos, donde se registran y gestionan los gastos individuales;
Rendiciones, donde se agrupan los gastos para revisión y cierre

¿Cómo funciona?

Gastos

Un gasto corresponde a un registro individual. Cada gasto puede contener información como fecha, proveedor, monto, tipo de pago, responsable y archivos adjuntos.

Importante: una vez que un gasto queda en estado Pagado, ya no se puede modificar ni cambiar de estado .

Rendiciones

Una rendición agrupa uno o más gastos para ser gestionados en conjunto. Su comportamiento depende del flujo configurado por la empresa.

Importante: los estados de los gastos y los estados de las rendiciones se administran de forma independiente. Esto significa que un gasto puede mantener un estado distinto al de la rendición en la que fue incluido.

Flujo con aprobación

Este flujo está pensado para empresas que necesitan una validación antes del reembolso.

Si una rendición es rechazada, vuelve a estado Borrador, para que pueda corregirse y enviarse nuevamente .

Estado final de una rendición:

El estado Liquidada corresponde al estado final de la rendición. No existe un estado adicional llamado Aceptada dentro del flujo del módulo.

Aprobada significa que la rendición fue validada.
Liquidada significa que la rendición quedó cerrada.

Flujo simple

Este flujo está pensado para empresas con una operación más directa, sin etapa formal de aprobación. En ese caso, la rendición pasa por:

Borrador
Liquidada

Importante: no todos los procesos requieren una rendición. El módulo permite gestionar gastos individuales y, cuando la empresa lo necesita, agruparlos en rendiciones para revisión y liquidación

¿Quiénes suelen usar este módulo?

Según la configuración del sistema, los roles pueden tener diferentes permisos de acceso y gestión dentro del módulo.

Para revisar el detalle de permisos por rol, consulta el artículo Gastos y Rendiciones: Configuración y funcionamiento.

Notificaciones automáticas

Cuando la empresa trabaja con flujo con aprobación, el sistema puede enviar notificaciones por email en distintos momentos del proceso:

cuando una rendición es enviada a revisión;
cuando es aprobada;
cuando es rechazada;
cuando es liquidada

En el flujo simple, no se envían notificaciones automáticas porque no existe una etapa formal de aprobación .

¿Por qué usar Gastos y Rendiciones?

Este módulo ayuda a:

centralizar la información en un solo lugar;
mantener respaldo de cada gasto;
ordenar rendiciones por responsable o período;
mejorar la trazabilidad del proceso;
facilitar la revisión y el cierre administrativo

Además, el sistema mantiene historial de cambios de estado, lo que resulta especialmente útil para empresas que necesitan mayor control o trazabilidad por temas contables o de auditoría.

Si quieres revisar el paso a paso para gestionar gastos y rendiciones, ingresa al artículo Gastos y Rendiciones : Configuración y funcionamiento

Preguntas frecuentes:

1.- ¿Qué permisos tiene cada rol en Gastos y Rendiciones?

El acceso al módulo depende del rol asignado al usuario en Configuración > Usuarios. No existe una habilitación adicional del módulo: si el usuario tiene el rol correcto, las opciones aparecen automáticamente en el menú.

Administrador: puede crear, editar, eliminar, cambiar estado y exportar gastos y rendiciones.
Facturador: puede crear, editar, eliminar, cambiar estado y exportar gastos y rendiciones.
Contador: tiene acceso de solo lectura; puede visualizar, exportar e imprimir según corresponda.
Vendedor: puede crear, ver, editar y exportar gastos, pero no cambiar estado ni eliminar. No tiene acceso a rendiciones.

2.- ¿Qué significa el campo “Saldo” en una rendición?

El saldo corresponde a la diferencia entre el monto asignado y el monto rendido.

Saldo = Monto asignado - Monto rendido

Si el saldo es positivo, significa que el rendidor gastó menos de lo asignado.
Si el saldo es negativo, significa que el rendidor gastó más de lo asignado.
Este saldo aplica solo a la rendición actual y no corresponde a un saldo acumulado entre rendiciones.

3.- ¿Se pueden incluir en una rendición gastos pagados por transferencia?

Sí. Se puede incluir cualquier gasto manual registrado en el sistema, independientemente del medio de pago. Lo importante es que el gasto no esté rechazado ni asociado a otra rendición.El medio de pago (efectivo, transferencia, tarjeta) se registra como un campo del gasto pero no impide su inclusión en una rendición.

4.- ¿“Liquidada” y “Aceptada” son lo mismo?

En el módulo, Liquidada es el estado final de la rendición. No existe un estado adicional llamado Aceptada.

Aprobada significa que la rendición fue validada.
Liquidada significa que el proceso quedó cerrado.

5.- ¿Por qué una rendición puede estar liquidada y un gasto seguir en otro estado?

Porque los estados de gasto y de rendición se gestionan por separado. Por eso, una rendición puede avanzar dentro de su flujo mientras los gastos conservan su propio estado según la lógica vigente del sistema.

Si tienes más preguntas o necesitas asistencia adicional, no dudes en contactarnos a través de contacto@relbase.cl.