Devolución total: Como se visualiza en el cierre de caja

"Hice una venta a un cliente de múltiples productos, pero éste por algún motivo (productos vencidos, no le gustó el color, no le quedó bien la talla, etc.) quiere devolver la totalidad de los productos que compró, es decir, quiere anular la compra."

Tenemos dos escenarios en cuanto a la devolución de dinero:

1. El primero es que haya pagado en efectivo y desea la devolución de su dinero, por lo tanto, tenemos que sacar dinero de la caja.
2. El segundo, es que haya pagado mediante otra forma de pago (transferencia, tarjeta de crédito, etc.) y nosotros devolvemos el dinero en efectivo, por lo tanto, también debemos sacar dinero de la caja.

Lo que debo hacer 

El método más efectivo para gestionar devoluciones de efectivo que se reflejen correctamente en el cierre de caja es a través de la realización de una devolución completa utilizando una nota de crédito de devolución(Link) que abarque la totalidad de los productos. Esta es la forma adecuada de garantizar que relBase registre y reconozca la devolución de dinero, ya que, de lo contrario, no tendría forma de detectar que se ha realizado una devolución de efectivo.

No se refleja la devolución en el cierre de caja

En la mayoría de los casos en los que se efectúa una devolución completa de una venta, se opta por utilizar una nota de crédito de anulación. Sin embargo, al llevar a cabo el cierre de caja, es común que los montos no concuerden o cuadren adecuadamente.

Aquí dejamos un caso de lo que se realiza generalmente, pero como indicamos anteriormente, no es lo ideal:

1. Busqué la venta desde el módulo "Ventas" y realicé una nota de crédito de anulación:



2. Completé el formulario con los datos correspondientes a la anulación (en este caso estoy realizando la nota de crédito por $4.760, la totalidad de la venta):



3. Voy al cierre de caja, esperando ver la devolución de efectivo y veo lo siguiente:

En el resumen de ventas, no se registra la venta en cuestión debido a que cuando se procede a anular una venta por completo utilizando una nota de crédito de anulación convencional, esta transacción no se refleja en el cierre de caja. Sin embargo, es importante destacar que cuando se efectúa una devolución de todos los productos mediante una nota de crédito de devolución, la venta también se anula, pero en este caso, la diferencia radica en que sí se refleja en el resumen de caja.

En el resumen de caja, se muestran todas las notas de crédito generadas durante el día, independientemente de si se trata de notas de anulación, descuento o devolución. En este caso en particular, se puede observar una nota de crédito de anulación que se generó por un monto total de $4.760.

Sin embargo, a pesar de la existencia de esta nota de crédito en el resumen de ventas, no se refleja en el resumen de caja. ¿Por qué ocurre esto?

Esto se debe a que relBase no tiene conocimiento de que el monto correspondiente fue reembolsado en efectivo al cliente. Desde la perspectiva de relBase, una nota de crédito de anulación no se interpreta automáticamente como una devolución de dinero al cliente, incluso si la venta original se pagó en efectivo.

¿Cómo lo soluciono?: Tenemos dos opciones

Opción 1: Retiro de efectivo

La primera, y la más recomendada, es realizar manualmente un retiro de dinero de la caja mediante la opción "Saldo apertura y retiro"(link), desde el botón gris ubicado al costado inferior derecho del cierre (o también mediante la opción "Movimientos de efectivo"). De esta manera, podrá restar de la caja el dinero que fue realmente devuelto al cliente:

Al momento de crear el retiro de efectivo, el cierre de caja se verá de la siguiente manera:

• Aquí podemos ver que en el ítem "Retiro de efectivo" del resumen de caja, aparece el dinero que acabamos de registrar como retiro (devolución al cliente) y en la caja de texto, se ve reflejado el dinero real que deberíamos tener en caja -$4760.
• De esta manera, podemos cuadrar la caja con el dinero devuelto.

Opción 2: Anular nota de crédito

La segunda alternativa, consiste en anular la nota de crédito ya generada y luego generar una nueva nota de crédito de devolución, siguiendo el procedimiento detallado en el siguiente link: ¿Cómo generar una Nota de débito?.

Sin embargo, es importante tener en cuenta que esta opción tiene una limitación: únicamente permite la devolución de cantidades de productos, sin la posibilidad de modificar los montos asociados.

Si tienes más preguntas o necesitas asistencia adicional, no dudes en contactarnos a través de contacto@relbase.cl.